KINNITATUD AS Eesti Loots juhatuse koosoleku 07.09.2017 otsusega
AS Eesti Loots HANKEKORD
I Üldsätted
1. AS Eesti Loots (edaspidi ka „ettevõte“) lähtub riigihangete läbiviimisel ja hankelepingute sõlmimisel riigihangete seadusest (edaspidi RHS), seaduse alusel kehtestatud õigusaktidest ning käesolevast Hankekorrast (edaspidi juhend).
2. Planeeritavad hanked kantakse hankeplaani ja selle järgi toimub hangete teostamine. Erakorralisi hankeid teostatakse plaaniväliselt vastavalt vajadusele. Hankeplaan koostatakse ja kinnitatakse iga-aastaselt juhatuse otsusega hiljemalt 1. veebruariks. Hankeplaan sisaldab vähemalt asjade, teenuste, ehitustööde, sotsiaal- ja eriteenuste hankeid alates 30 000 eurost.
3. Hangete planeerimisel ja teostamisel lähtutakse põhimõttest, mille kohaselt samalaadsed või funktsionaalselt koostoimivad asjad, teenused või ehitustööd tellitakse ühtse hankena nii, et kaetud on kogu ettevõtte vajadus.
4. Enne tehingu tegemist peab ostu ettevalmistav isik veenduma eelarvevahendite olemasolus ja lepingute sõlmimise õigus on äriregistri B-kaardil märgitud allkirjaõiguslik isik. Ostu ettevalmistav isik on ettevõtte töötaja, kelle vastutusalasse hankeobjekt kuulub.
5. Ostu ettevalmistav isik on ettevõtte töötaja, kelle vastutusalasse hankeobjekt kuulub.
6. Riigihanke eest vastutav isik on ettevõtte töötaja, kelle ametijuhend näeb ette riigihangete läbiviimise kohustuse.
7. Korras sätestatud juhtudel moodustatakse ettevõtte juhatuse esimehe käskkirjaga riigihanke läbiviimise komisjon. Komisjonis peab olema vähemalt 3 liiget. Komisjoni koosseisu peab kuuluma ka isik, kes omab riigihanke objektile vastavas valdkonnas eriteadmisi. Komisjoni otsus on vastu võetud, kui selle poolt on antud üle poole komisjoni liikmete häältest. Kui komisjoni liikmete hääled jagunevad võrdselt, siis on otsustavaks komisjoni esimehe hääl.
8. Ostu ettevalmistav isik, riigihanke eest vastutav isik ja komisjoni liige peab tagama, et nad pole ühegi riigihankes pakkumuse esitanud pakkujaga seotud viisil, mis on käsitletav konkurentsi kahjustava huvide konfliktina või toimingupiirangute rikkumisena. Vastavad isikud kinnitavad eelnimetatud olukordade puudumist riigihanke protokollide allkirjastamisega. Vastava olukorra tekkimisel on töötajal kohustus teavitada kirjalikult asutuse juhti ning asutuse juhil on kohustus taandada vastav töötaja riigihankes otsuste tegemise protsessist.
9. Riigihankega seonduv dokumentatsioon säilitatakse riigihangete registris ja registris säilitamisele mitte kuuluv dokumentatsioon säilitatakse ettevõte ühiskettal riigihangete kaustas. Dokumentatsiooni säilitamise tagavad vastavalt oma kohustustele ostu ettevalmistav isik ja riigihanke eest vastutav isik.
10. Riigihanke eest vastutaval isikul on riigihanke läbiviimisel järgmised ülesanded, välja arvatud juhul kui hanketeenus sisse ostetakse:
10.1. Hanke alusdokumentide koostamine (v.a lähteülesandest tulenev informatsioon);
10.2. lähteülesande alusel koostöös lähteülesande esitajaga hankemenetluse valiku tegemine;
10.3. esitatud dokumentide alusel riigihangete registrisse õigeaegne kannete tegemine;
10.4. õigeaegne küsimustele vastamine ja teadete edastamine, kui seda kohustust ei ole pandud teisele isikule;
10.5. pakkujate ja taotlejate kvalifikatsiooni, kõrvaldamise aluste ja pakkumuste vastavuse kontrollimine ning pakkumuste hindamine koos komisjoni liikmetega;
10.6. protokollide ja otsuste eelnõude vormistamine.
11. Riigihanke komisjonil on riigihanke läbiviimisel järgmised ülesanded:
11.1. vajadusel hanke alusdokumentide ettevalmistamine;
11.2. laekunud pakkumuste avamine;
11.3. pakkujate kvalifikatsiooni ja kõrvaldamise aluste kontroll ning juhatuse esimehele otsustamiseks vastava ettepaneku tegemine;
11.4. pakkumuste vastavuse kontroll ja juhatuse esimehele otsustamiseks vastava ettepaneku tegemine;
11.5. pakkumuste hindamine ja juhatuse esimehele otsustamiseks vastava ettepaneku tegemine;
11.6. seisukoha andmine muudes riigihankega seotud küsimustes.
12. Ostu ettevalmistaval isikul on riigihanke läbiviimisel järgmised ülesanded:
12.1. lepingu sõlmimiseks vajaliku teabe kogumine;
12.2. lepingu esemega seotud sisuliste küsimuste lahendamine (vajalike läbirääkimiste korraldamine, koguse planeerimine, mahu hindamine, eeldatava maksumuse, kvaliteedinõuete määramine jne);
12.3. tehnilise kirjelduse, pakkumuse hindamiskriteeriumide ja pakkujate kvalifitseerimistingimuste koostamine (kui need ülesanded on antud täitmiseks kolmandale isikule, siis osaleb nende väljatöötamisel);
12.4. sisulistes küsimustes hanke alusdokumentide kohta selgituste andmine;
12.5. omapoolse hinnangu andmine pakkujate kvalifitseerimistingimustele ja pakkumuste vastavuse osas;
12.6. lepingu täitmise järelevalve ja sellega seotud teabevahetus;
12.7. riigihangete registris lepingu kohta avaldatava teabe edastamine riigihangete korraldamise eest vastutavale isikule;
12.8. vajadusel vaidlustuskomisjonis või kohtus Eesti Lootsi esindamisel osalemine;
12.9. muude riigihanke objektiga seotud küsimuste lahendamine.
II Otseost
13. Otseost on riigihange, mille eeldatav maksumus on asjade ja teenuste puhul väiksem kui 5000 eurot ning ehitustööde, eriteenuste, sotsiaalteenuste puhul väiksem kui 10 000 eurot.
14. Otseostu korral kohaldatakse RHS §-s 3 sätestatud üldpõhimõtteid selliselt, et ostu läbiviimise protsess toimuks võimalikult efektiivselt, ehk ettevõttele kaasneks võimalikult väike aja-, raha- ja tööjõukulu. See tähendab, et kui ilma pakkumusi võrdlemata suudetakse hanke tulemus saavutada ettevõtte jaoks mõistliku hinna ja kvaliteedi suhtega, siis ei ole ostu ettevalmistaval isikul kohustust võrdlevaid pakkumusi võtta.
15. Otseostu läbiviimise, dokumenteerimise ja lepingu täitmise järelevalve korraldab ostu ettevalmistav isik, kui konkreetse riigihanke puhul pole teisiti sätestatud.
16. Otseostuga seonduv dokumentatsioon peab sisaldama:
16.1. pakkumuste võtmise korral pakkumusi (hinnapäringuid);
16.2. kirjalikku lepingut (alates 20 000 eurost);
16.3. arvet;
16.4. vastuvõtu akti (kui hankeobjekti spetsiifikast tulenevalt on vajalik).
III Väikehange
17. Väikehange on riigihange, mille lepingu eeldatav maksumus on asjade ja teenuste puhul vähemalt 5000 eurot, kuid väiksem kui 30 000 eurot, ehitustööde puhul vähemalt 10000 eurot, kuid väiksem kui 60 000 eurot, eriteenuste puhul vähemalt 10 000 eurot, kuid väiksem kui 60 000 eurot ning sotsiaalteenuste puhul vähemalt 10 000 eurot kuid väiksem kui 300 000 eurot.
18. Ettevõtte väikehanke läbiviimise ja vajadusel lepingu sõlmimise korraldab ostu ettevalmistav isik.
19. Väikehanke läbiviimisel tagatakse RHS §-s 3 sätestatud üldpõhimõtetest kinnipidamine, sealhulgas peab rahalisi vahendeid kasutama säästlikult ja otstarbekalt, tagades konkurentsi korral erinevate pakkumuste võrdlemise teel parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte.
20. Väikehanke dokumentatsioon peab sisaldama vähemalt:
20.1. pakkumust või pakkumusi;
20.2. ostu ettevalmistava isiku poolt kinnitatud protokolli. Protokollis antakse ülevaade saadud pakkumustest ning põhjustest, miks tehakse ettepanek konkreetse pakkujaga lepingu sõlmimiseks või pakkumuste tagasilükkamiseks. Juhul kui pakkumus küsitakse ühelt isikult, tuleb protokollis selgitada vastavaid põhjuseid;
20.3. kirjalikku lepingut, kui ostu maksumus on vähemalt 20 000 eurot;
20.4. riigihankes pakkujatega toimunud kirjavahetust.
21. Väikehanke tulemusel sõlmitud lepingute muutmisel tuleb tagada, et lepingute muutmisel ei võetaks ettevõttele lepingu raames täiendavaid rahalisi kohutusi, mis suurendaksid lepingu eeldatavat maksumust üle punktis 9 nimetatud väikehanke ülemmäära.
IV Lihthankemenetlus
22. Lihthankemenetlus on riigihange, mille lepingu eeldatav maksumus on asjade ja teenuste puhul vähemalt 30 000 eurot, kuid väiksem kui 60 000 eurot, ehitustööde puhul vähemalt 60 000 eurot, kuid väiksem kui 150 000 eurot.
23. Lihthankemenetluse läbiviimise, dokumenteerimise ja lepingu täitmise järelevalve korraldab ostu ettevalmistav isik, kui konkreetse riigihanke puhul pole teisiti sätestatud.
24. Lihthankemenetluse korraldamise otsustab juhatuse esimees käskkirjaga ning moodustatakse hankekomisjon.
25. Lihthankemenetlus on õigus korraldada väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlusena RHS § 125 lg 3 sätestatud tingimustel.
26. Lihthankemenetluse läbiviimisel kohaldatakse RHS § 125 kehtestatud korda, sealhulgas:
26.1. tagatakse RHS §-s 3 sätestatud üldpõhimõtetest kinnipidamine;
26.2. määratakse lihthankemenetluse alusdokumentides riigihanke läbiviimise kord ja tingimused;
26.3. kui lihthankemenetluse käigus soovitakse pidada läbirääkimisi või soovitakse lihthankemenetlust läbi viia järjestikuste etappidena, sätestatakse riigihanke alusdokumentides vastav võimalus ja tingimused;
26.4. lihthankemenetluse läbiviimine toimub üldjuhul e-riigihangete keskkonnas, kui ei esine põhjendatud vajadust riigihanget muul viisil läbi viia;
26.5. lihthankemenetluse alustamiseks esitatakse riigihangete registrile avaldamiseks lihthankemenetluse hanketeade (välja arvatud lihthankemenetluse korraldamisel väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlusena) ning pakkumuste esitamiseks määratakse mõistlik tähtaeg, mis ei tohi olla asjade ja teenuste puhul lühem kui 5 tööpäeva ja ehitustööde puhul lühem kui 15 päeva;
26.6. riigihanke protokoll kinnitatakse juhatuse esimehe poolt;
26.7. kontrollitakse enne lepingu sõlmimist ettevõtjal RHS § 95 lg 1 sätestatud kõrvaldamise aluste puudumist;
26.8. hankelepingu sõlmimiseks ei anta nõustumust enne 5 tööpäeva möödumist pakkumuse edukaks tunnistamise otsuse või hankelepingu sõlmimise kohta teate esitamisest;
26.9. pakkujaga sõlmitakse kirjalik leping. Lepingu sõlmimisel lähtutakse RHS § 120 lg 1, 3-5 ja lepingu muutmisel RHS § 123;
26.10. tagatakse hankimise protsessi dokumenteerimine vastavalt korra punktile 27;
26.11. teatatakse lihthankemenetluse lõppemisest Riigihangete registrile RHS § 83 sätestatud korras.
27. Lihthankemenetluse dokumentatsioon peab sisaldama vähemalt:
27.1. riigihanke korraldamise käskkirja ja tingimusi:
27.2. pakkumust või pakkumusi;
27.3. juhatuse esimehe poolt kinnitatud lihthankemenetluse protokolli;
27.4. kõrvaldamise aluste kontrollimist tõendavat dokumentatsiooni;
27.5. kirjalikku lepingut;
27.6. riigihankes pakkujatega toimunud kirjavahetust.
V Sotsiaal- ja eriteenuste menetlus
28. Sotsiaal- ja eriteenuste erimenetlus on riigihange, mis korraldatakse direktiivi 2014/24/EL XIV lisas nimetatud sotsiaal- või eriteenuste tellimiseks ja mille hankelepingu eeldatav maksumus on eriteenuste puhul vähemalt 60 000 eurot ja sotsiaalteenuste puhul vähemalt 300 000 eurot.
29. Sotsiaal- ja eriteenuste riigihanke läbiviimise, dokumenteerimise ja lepingu täitmise järelevalve korraldab ostu ettevalmistav isik, kui konkreetse riigihanke puhul pole teisiti sätestatud.
30. Sotsiaal- ja eriteenuste riigihanke korraldamise otsustab juhatuse esimees käskkirjaga ning moodustatakse hankekomisjon.
31. Sotsiaal- ja eriteenuste riigihange on õigus korraldada väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlusena RHS § 126 lg 6 sätestatud tingimustel.
32. Kui sotsiaal- ja eriteenuste erimenetluse korraldatakse avatud, piiratud, konkurentsipõhise läbirääkimistega hankemenetlusena, innovatsioonipartnerlusena, võistleva dialoogina või ideekonkursina, kohaldatakse vastava menetluse kohta RHS-s sätestatud korda.
33. Sotsiaal- ja eriteenuste riigihanke läbiviimisel kohaldatakse RHS § 126 kehtestatud korda, sealhulgas:
33.1. RHS §-s 3 sätestatud üldpõhimõtteid kohaldatakse selliselt, et riigihankes tagatakse ettevõtte vajadustele parim võimalik tulemus ning arvestades sotsiaal- ja eriteenuste eripärasid (sealhulgas võib arvesse võtta teenuste kvaliteedi, katkematuse, ligipääsetavuse, taskukohasuse, kättesaadavuse ja terviklikkuse tagamise kaalutlusi, erinevate kasutajagruppide, sealhulgas ebasoodsas olukorras olevate isikute erivajadusi, kasutajate kaasamist ja innovatsiooni);
33.2. määratakse riigihanke alusdokumentides riigihanke läbiviimise kord ja tingimused;
33.3. sotsiaal- ja eriteenuste alustamiseks esitatakse Riigihangete registrile avaldamiseks hanketeade või eelteade (välja arvatud sotsiaal- ja eriteenuste riigihanke korraldamisel väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlusena) ning pakkumuste esitamiseks määratakse mõistlik tähtaeg. Menetluse alustamisel eelteatega kohaldatakse RHS § 126 lg 5 sätestatud korda;
33.4. riigihanke protokoll kinnitatakse juhatuse esimehe poolt;
33.5. kontrollitakse enne lepingu sõlmimist ettevõtjal RHS § 95 lg 1 sätestatud kõrvaldamise aluste puudumist;
33.6. pakkujaga sõlmitakse kirjalik leping. Enne hankelepingu sõlmimist kohaldatakse RHS § 120 sätestatud ooteaega ja teisi nimetatud paragrahvis sätestatud lepingu sõlmimise nõudeid. Lepingu muutmisel lähtutakse RHS § 123;
33.7. tagatakse hankimise protsessi dokumenteerimine vastavalt korra punktile 34;
33.8. teatatakse riigihanke lõppemisest Riigihangete registrile RHS § 83 sätestatud korras. Hankelepingu sõlmimise teated võib koguda ja edastada ühe kvartali jooksul sõlmitud hankelepingute kohta korraga. Selliselt kogutud teated edastatakse 30 päeva jooksul sama kvartali lõppemise kuupäevast alates.
34. Sotsiaal- ja eriteenuste erimenetluse dokumentatsioon peab sisaldama vähemalt:
34.1. riigihanke korraldamise käskkirja ja tingimusi:
34.2. pakkumust või pakkumusi;
34.3. juhatuse esimehe poolt kinnitatud hanke protokolli;
34.4. kõrvaldamise aluste kontrollimist tõendavat dokumentatsiooni;
34.5. kirjalikku lepingut;
34.6. riigihankes pakkujatega toimunud kirjavahetust.
VI Riigihanke hankemenetluse korraldamine
35. Hankemenetlus on riigihange, mille lepingu eeldatav maksumus on asjade ja teenuste puhul vähemalt 60 000 eurot ja ehitustööde puhul vähemalt 150 000 eurot.
36. Hankemenetluste korral esitab ostu ettevalmistav isik riigihanke lähteülesande riigihanke eest vastutavale isikule hiljemalt hankeplaanis määratud lähteülesande esitamise tähtpäevaks või selle puudumisel vastutava isiku poolt nimetatud tähtpäevaks. Lähteülesandes sisalduva informatsiooni õigsuse eest vastutab lähteülesande koostaja. Kui ettevõttes puudub riigihanke objekti spetsiifilisuse tõttu lähteülesande koostamiseks piisav pädevus, peab ostu ettevalmistav isik kaasama vastavate eriteadmistega sõltumatu isiku.
37. Hankemenetlus viiakse läbi peale juhatuse esimehe poolt käskkirja allkirjastamist vastavalt RHS-s konkreetsele hankemenetlusele sätestatud nõuetele, sealhulgas:
37.1. moodustatakse riigihanke läbiviimise komisjon.
37.2. hankedokumendid peavad olema kinnitatud juhatuse esimehe käskkirjaga;
37.3. kohaldatakse RHS 2. peatükis sätestatud hankemenetluse läbiviimise korda;
37.4. hankemenetluse läbiviimine toimub üldjuhul e-riigihangete keskkonnas, kui ei esine põhjendatud vajadust riigihanget muul viisil läbi viia;
37.5. määratakse hanke alusdokumentides riigihanke läbiviimise kord ja tingimused;
37.6. hankemenetluse ajal toimuv suhtlemine ettevõtjaga, taotlejaga või pakkujaga peab toimuma vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Selline suhtlemise vorm ei ole nõutav, kui nimetatud isikutele edastatakse informatsiooni, mis ei sea menetluses osalevat isikut võrreldes teiste isikutega eelisseisu (seaduse selgitamine, menetluse hetkeseisust teavitamine vms);
37.7. hankemenetluses tehtavad otsused kinnitab juhatuse esimees käskkirjaga.
37.8. pakkujaga sõlmitakse kirjalik leping. Lepingu sõlmimisel lähtutakse RHS § 120 ja lepingu muutmisel RHS § 123;
37.9. teatatakse hankemenetluse lõppemisest Riigihangete registris RHS § 83 sätestatud korras.
37.10. tagatakse hankimise protsessi dokumenteerimine vastavalt RHS-le ja käesolevale korrale.
VII Ühe pakkujaga raamlepingu puhul hankelepingute sõlmimine
38. Ühe pakkujaga raamlepingus, toimub hankelepingute sõlmimine kooskõlas RHS § 30.
39. Ühe pakkujaga raamlepingus, mille kõik tingimused on sätestatud, toimub hankelepingute sõlmimine raamlepingus sätestatud tingimuste alusel.
40. Ühe pakkujaga raamlepingus, milles kõik hankelepingu sõlmimise tingimused ei ole sätestatud, peetakse vajadusel hankelepingute sõlmimiseks pakkujaga läbirääkimisi ning palutakse pakkujal vajaduse korral pakkumust täiendada.
41. Hankelepingute sõlmimise dokumentatsioon sisaldama vähemalt:
41.1. pakkujaga läbirääkimiste pidamisel kirjavahetust pakkujaga ja/või läbirääkimiste protokolli;
41.2. pakkumust (kui palutakse pakkujal esialgset pakkumust täpsustada);
41.3. kirjalikku lepingut, kui ostu maksumus on vähemalt 20 000 eurot.
42. Ühe pakkujaga raamlepingu alusel hankelepingute sõlmimise, dokumenteerimise ja hankelepingu täitmise järelevalve korraldab ostu ettevalmistav isik, kui konkreetse riigihanke puhul pole teisiti sätestatud.
VIII Mitme pakkujaga raamlepingu puhul hankelepingute sõlmimine
43. Mitme pakkujaga raamlepingus, toimub hankelepingute sõlmimine kooskõlas RHS § 30.
44. Mitme pakkujaga raamlepingus, milles on kõik hankelepingu sõlmimise tingimused sätestatud, saab hankelepingu sõlmimiseks valida järgmiste võimaluste vahel:
44.1. hankeleping sõlmitakse raamlepingus sätestatud tingimuste kohaselt minikonkurssi korraldamata;
44.2. hankeleping sõlmitakse osaliselt raamlepingu tingimuste ja osaliselt minikonkursi tulemuste alusel vastavalt RHS § 30 lg 7.
45. Hankija võib punktis 44.2 nimetatud raamlepingus sätestada hankelepingu sõlmimise tingimuse, mille kohaselt võib hankija sõlmida hankelepingu raamlepingu pooleks oleva vabalt valitud pakkujaga eeldusel, et nende hankelepingute kogumaksumus ei ületa 20 protsenti kogu raamlepingu maksumusest ja iga sellise hankelepingu maksumus on väiksem kui riigihanke piirmäär.
46. Mitme pakkujaga raamlepingus, milles on kõik hankelepingu sõlmimise tingimused ei ole sätestatud, tuleb hankelepingu sõlmimiseks läbi viia minikonkurss.
47. Minikonkurss korraldatakse RHS § 30 lg 9 alusel ja minikonkursi dokumentatsioon peab sisaldama vähemalt:
47.1. juhatuse esimehe käskkirja, millega otsustatakse minikonkursi korraldamine (hankelepingu eeldatav maksumus vähemalt 30 000 eurot).
47.2. minikonkursi tingimusi, mis sisaldab vähemalt:
47.2.1. hankija ja vastutava isiku kontaktandmeid;
47.2.2. hankeobjekti nimetust ja tehnilist kirjeldust;
47.2.3. pakkumuse esitamise viisi ja tähtaega;
47.2.4. hankelepingu täitmise tähtaega;
47.2.5. hindamiskriteeriumeid;
47.2.6. vajadusel maksetingimusi ning kõikide pakkumuste tagasilükkamise tingimusi;
47.2.7. vajadusel lähtuvalt hanke iseloomust rakendatavaid sanktsioone (viivis ja leppetrahv) või lepingu projekti.
47.3. pakkumust või pakkumusi;
47.4. juhatuse esimehe poolt kinnitatud protokolli (eeldatav maksumus vähemalt 30 000 eurot);
47.5. kirjalikku lepingut, kui ostu maksumus on vähemalt 20 000 eurot;
47.6. minikonkursis pakkujatega toimunud kirjavahetust.
48. Mitme pakkujaga raamlepingu alusel hankelepingute sõlmimise, dokumenteerimise ja hankelepingu täitmise järelevalve korraldab vastutav isik, kui konkreetse riigihanke puhul pole teisiti sätestatud.
IX Riigihangete erandid
49. Riigihangete eranditeks on RHS § 11, 12 nimetud objektid, mille hankimisel ei ole vaja RHS-s sätestatud korda järgida. Samuti ei ole kohustust järgida käesoleva korra nõudeid, välja arvatud käesolevas peatükis sätestatu.
50. Enne riigihanke erandi alla kuuluva objekti hankimist on ostu ettevalmistaval isikul kohustus kooskõlastada läbi viidavad menetlustoimingud (mitme pakkumuse võtmise vajadus, komisjoni moodustamise vajadus jms) ettevõtte juhatuse esimehega.